Seguimos hablando de productividad y de gestión del tiempo. Hoy hablamos de Time Blocking con Google Calendar.
Aunque puedas utilizar esta técnica de productividad con cualquier calendario o plantilla que tengas, pero es muy fácil utilizarla con Google Calendar.
La semana pasada te hablaba de la gestión del tiempo a través de priorizar tareas. Incluso te di una matriz de productividad para que te fuera más fácil ordenar tus tareas en orden de importancia y de urgencia.
Si no has hecho este ejercicio te aconsejo que escuches el podcast de la gestión del tiempo de la semana pasada, porque te será muy útil para lo que vamos a hablar hoy.
¿Hecho? ¡Pues manos a la obra!
Vamos a conocer la técnica del Time Blocking y te voy a enseñar a usarla con Google Calendar.
Ladrones del tiempo
¿Cuántas tareas realizas al cabo del día, dentro y fuera de tu trabajo que en definitiva son una pérdida del tiempo? Puede que aún ni siquiera seas consciente.
Me refiero a esas tareas que haces ya casi por costumbre y que si no las hicieras no pasaría nada.
También incluyo otras que te quitan mucho tiempo y que pueden sustituirse por otras.
- Estar pendiente del correo o del WhatsApp y responderlas al momento
- Tiempo para ir y volver del trabajo que puede cambiarse con teletrabajo
- Tener llamadas interminables con clientes que podrían sustituirse por un email
- Tener reuniones de trabajo con tu equipo que pueden cambiarse por una circular
- Visitas a clientes que podrían cambiarse por una videoconferencia o mejor por un email
- …
Tienes que ser consciente de que todo este tipo de tareas te hace perder un tiempo valioso que es finito.
También son el tipo de tareas, que te hace terminar el día con la lengua fuera y pensando que en definitiva no has hecho nada productivo. Nada importante o urgente.
Pero no te preocupes, aplicando la técnica que te explico hoy del Time Blocking no volverás a perder el tiempo nunca más.
El día tiene 24h
Aquí empezamos un ejercicio práctico:
- Coge un calendario de un día, con sus 24 horas.
- Tacha las horas del día que son de tu familia. Incluye las horas de dormir, comer, llevar niños al cole, preparar comidas, limpiar, hacer deberes, tiempo de ocio…
- El resto del día son horas de trabajo. Estas son las horas a las que ahora te voy a enseñar a aplicar el Time Blocking
Time blocking con Google Calendar como técnica de gestión del tiempo
Si hiciste el ejercicio que te puse la semana pasada, tendrás tus tareas de la semana divididas entre urgentes e importantes.
Normalmente, las urgentes tienen que ver con tema de clientes. La parte del negocio dedicada al trabajo puro y duro.
Por otro lado, las tareas importantes suelen tener más que ver con las tareas internas de tu empresa: marketing, facturación, fiscalidad, formación…
Te diré que esta técnica tiene tantas variantes como negocios y personas existan. Eso significa, que tienes que adaptarla a ti y a tu empresa.
Time Blocking a mi manera:
Lo crucial es saber qué hacer en los tiempos productivos, los que puedes dedicar al trabajo.
Imagina estos tiempos divididos en bloques por colores:
Te cuento en podcast cómo divido yo uno día cualquiera de trabajo.
Ojo, estos son mis bloques de tiempo, que no tienen ni por qué parecerse a los tuyos. Lo relevante que tienes que saber es para qué dedicar cada bloque de tiempo.
En mi caso:
1/Creación de contenido:
- Grabar y editar podcast y vídeos
- Contenidos para redes sociales
- Evaluar y planificar
- Crear formación
2/Trabajo de consultoría y agencia:
- Trabajo que hago yo para mis clientes: Planes, gestión del marketing, creación de funnels…
- Trabajo con clientes: Correos, reuniones, WhatsApp, llamadas…
- Prospección y contacto con posibles clientes
3/ Formación: curso que hago para reciclaje y aprendizaje propios
4 consejos para que te funcione el Time Blocking
Te doy cuatro consejos imprescindibles para que esta técnica del Time Blocking te funcione:
- No agendar nada fuera de su bloque de tiempo. Así, si un cliente te pide hablar o quiere agendar una cita para veros, sabes las horas que te van quedando libres, pero en el bloque de tiempo que has dedicado para ello.
- Priorizar tareas dentro de cada bloque de tiempo
- Dejar espacios entre tarea y tarea de al menos 5 minutos, por si se alarga
- Ceñirte al tiempo marcado para cada tarea. Así dejarás de alargar innecesariamente cada tarea, porque te metes en el bloque de tiempo de la siguiente.
Al principio, te costará porque parece que tienes el día superorganizado y tienes que estar midiendo los tiempos de todo.
Pero luego verás como eres mucho más productivo y de esta manera empiezas el día, sabiendo qué tienes que hacer nada más empezar a trabajar.
Pero, lo mejor es que con esta técnica, verás aumentar tu productividad y tendrás lo importante y lo urgente agendado en el calendario. Además, verás cada vez más, tareas que te roban tiempo y dejarás de hacerlas.
¿Te animas a utilizar esta técnica de Time Blocking?
Time blocking con Google Calendar
Aquí tienes un ejemplo de cómo utilizar esta técnica con Google Calendar.
Ahora anímate a crear tu propio Time Blocking con Google Calendar y si tienes alguna duda puedes ver más vídeos en mi canal de YouTube o contacta conmigo y resolveré tus dudas.
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